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Responsables de TI: Problemas y recomendaciones para defender el presupuesto de TI frente al director financiero

responsables de TI

Muchos responsables de TI están bajo la constante presión de reducir los costes de su departamento. En este documento queremos mostrarte cómo construir credibilidad frente a los directores financieros para demostrarles el valor del trabajo del departamento TI y al mismo tiempo aliviar la tensión de nuevos recortes presupuestarios.

Principales problemas que debes superar:

  1. Si no eres capaz de justificar el valor del trabajo TI puedes dar lugar a que la dirección financiera de la empresa intente imponer nuevos recortes.
  2. Si eres como la mayoría de los responsables de TI, puede que no tengas acceso a los fondos disponibles para inversión y esto se debe a que no has sido capaz de demostrar el valor de las inversiones en TI.
  3. La mayoría de los directores financieros ven como un centro de coste al departamento TI y, por tanto, muy rara vez vinculan la inversión en TI con la creación de valor para la empresa. Cuando hablamos de valor nos referimos a incrementar ingresos, aumentar la rentabilidad, disminuir o eliminar costes.

Algunas recomendaciones para los Responsables de TI:

  1. Utiliza un diagrama visual para mostrar el camino, financieramente hablando, de tu departamento de TI, incluyendo lo que ha ocurrido en el pasado, el presente y la futura dirección de tu propuesta de inversión. En este mapa debes indicar en el tiempo las inversiones realizadas y que se realizarán, así como también los beneficios “cuantificables” se han conseguido y se conseguirán. De esta forma podrás saber el momento en que una inversión con sus costes de explotación y mantenimiento asociados son inferiores a los beneficios conseguidos. Este momento se conoce cómo punto de equilibrio.
  2. Utiliza la evaluación comparativa para poner en contexto el costes de TI de tu empresa, en contraste con otros dentro de tu sector industrial.
  3. Utiliza un modelo que demuestre los flujos de caja que se van a produciendo en el tiempo tanto de costes e inversión como los de beneficios. De esta forma podrás construir credibilidad frente al director financiero.
  4. Desarrolla una historia de éxito de tu departamento de TI explicando cómo ha entregado valor (beneficios cuantificables) a otras áreas de la empresa y en especial a la financiera.
  5. Demostrar lo que se puede lograr comunicando cómo unos fondos adicionales invertidos en TI pueden impulsar el crecimiento del negocio. Puedes apoyarte en proveedores de productos y servicios TI para que te ayuden a justificar la inversión y sobretodo los beneficios cuantificables.

La defensa del presupuesto del departamento de TI frente al ataque constante de reducciones por parte de los responsables financieros es algo con lo que muchos directores de TI deben luchar. Existe una creencia errónea, muy común, en que la mayoría de los directores financieros sólo están interesados​en la reducción de costos y prefieren esto frente a la certeza de conseguir unos beneficios frente a una inversión. Tu objetivo debe ser detener los recortes y conseguir un aumento de la financiación en el futuro para tu departamento. Si sigues algunas de las recomendaciones anteriores podrás  conseguirlo.

Puedes utilizar el siguiente cuadro para justificar el valor de la inversión en TI de tu departamento.

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