Ideas para ahorrar y reducir los costes de oficina de forma inmediata gestionando tus impresiones
La actual recesión económica presenta unos desafíos sin precedentes a las empresas que, en consecuencia, están buscando una reducción significativa de su base de costes. Todos dentro de la empresa deben estar involucrados en la tarea de reducir los costes de oficina. Las empresas gastan demasiado en papel, impresoras, luz, etc. Es una situación que en muchos casos no puede seguir sosteniéndose. Hay que ahorrar, apretarse el cinturón y buscar maneras de racionalizar los consumos.
Lo primero que muchos hacen es una relación de las principales partidas de gastos. La siguiente relación, puede servir como punto de partida de algunas de ellas:
- Impresión, tanto en blanco y negro como en color.
- Papelería (papel, carpetas, bolígrafos, rotuladores, archivadores,…).
- Mensajería y envíos por correo.
- Software y aplicaciones, incluyendo servicios web.
- Fax, llamadas e impresión de documentos.
- Energía eléctrica: Luz, aire acondicionado, ordenadores
- Suministros diversos
- Alquiler del local
A continuación, una vez que se ha determinado las partidas de gastos a tratar, junto a cada una de ellas debes adjuntar el correspondiente importe asociado. Lo ideal es disponer del dato del año en curso y de 2 ó 3 períodos anteriores, para poder intuir su evolución. Tenga cuidado con agrupar partidas en un único campo llamado “otros” o “varios”, ya que puede llevarle a que ésta sea la que tenga mayor peso y no le deje mucho margen de maniobra en el análisis.
Una vez que tiene la tabla completa, con partidas e importes, debe seleccionar a cuáles les prestarás más atención. Necesita aplicar un criterio objetivo. Una buena herramienta para esto es aplicar la Regla de Pareto, según la cual, el 80% del coste total está generado por el 20% de las partidas. No siempre se cumple a rajatabla, pero suele funcionar. Ordene la tabla por importe, en orden descendente de mayor a menor y podrá fijarse en la parte superior, en las que suponen el 80% del importe total. Por ahí puede empezar a atacar.
En muchas oficinas como despachos de abogados, oficinas de ingeniería, notarias, servicios de aduanas, etc. los costes de impresión y su gestión suelen ser de los más importantes. En este monográfico queremos darle algunas ideas para que puedas ahorrar y reducir los costes de oficina.
Muchas organizaciones creen que gastan mucho más de lo que necesitan en la impresión de oficina, pero pocos conocen los costes reales. Después de haber evaluado a muchas grandes empresas, sabemos que a menudo se pueden lograr unos ahorros cercanos a los 250 € por empleado de oficina al año. Esto equivale a un ahorro anual inmediato de más de 12.500 de euros en una empresa con 50 empleados.
Los costes de impresión están asociados al consumo de papel y toner o cartuchos de tinta. Son directamente proporcionales al uso que se haga de las impresoras instaladas para imprimir, normalmente, por escanear con una multifuncional no se paga.
Las estrategias que tenemos para reducir el coste global de impresión son:
- Reducir el volumen total de impresión (número de copias).
- Renegociar el contrato con el proveedor o precios de compra de consumibles.
- Usar el sistema que mejor se adecúe a nuestro consumo (pago por copia VE compra directa de consumibles).
- Formar a las personas para que impriman sólo lo imprescindible.
- Implantar un procedimiento de control periódico de impresión.
- Instalar algún sistema de limitación de uso de impresoras (bloqueo, saldos máximos).
La adquisición de dispositivos de impresión más baratos no implica una reducción global del gasto o del consumo. Sólo una transición a un servicio de impresión gestionado le permitirá lograr una reducción real del coste total de propiedad asociado a su entorno de impresión.
Existen muchas organizaciones que afirman ofrecer un servicio de impresión gestionado, pero la realidad es que muy pocos cuentan con la experiencia y la capacidad para conseguir un verdadero ahorro en el coste total de propiedad que resultan esenciales en un clima económico como el actual.
Una buena práctica es que desde el primer día, el proveedor de servicios que haya elegido para gestionar la infraestructura de impresión de su oficina, tras una evaluación exhaustiva, debería sugerirle una infraestructura de impresión racionalizada que soporte las necesidades de su negocio.
El proveedor del servicio debería ser capaz de facturar todos los componentes incluidos en un proyecto de servicio utilizando un modelo de coste por página que cubra la totalidad de la flota de dispositivos.
Colaborar con un socio adecuadamente experimentado como es el caso de Omnia Infosys y adoptar un enfoque riguroso y estructurado durante el proceso de cambio le permitirán lograr una serie de beneficios económicos. Por ejemplo, la reducción del coste total de propiedad de hasta un 30%, costes totalmente transparentes, oportunidades de recobro, el control de la gestión y la reducción del número de activos en el balance general de la empresa.
¿Por qué debes optimizar tu parque de impresoras?
Trabajar con múltiples impresoras de distintos tipos sólo aumenta el coste y la complejidad de tu gestión. Elegir modelos similares del mismo fabricante es más fácil para todo el mundo, incluidos los responsables de compras de consumibles de tu oficina, el personal de mantenimiento y soporte informático y los propios usuarios.
¿Qué pasos debo dar para lograr los ahorros de costes esperados?
Vamos a comenzar por algunos de los aspectos básicos para ajustar el coste por página impresa, que al fin y al cabo es lo que nos interesa.
- Ahorro energético de la impresora en reposo y también en hibernación. Son valores que no se suelen tener en cuenta, donde una pequeña variación cuenta, ya que las impresoras rara vez se apagan y están encendidas las 24 horas.
- Ahorro de energía de la impresora de tinta sobre la láser que necesita calentarse para empezar a imprimir. Estos ahorros pueden suponer hasta un 60% entre una y otra tecnología, lo que al precio que está hoy en día el kw/h no es nada despreciable.
- Ahorro de papel con la impresión a doble cara. De esta forma conseguimos que este consumible se optimice en su uso. Además si reducimos el peso de los papeles que llevamos con nosotros así como el espacio necesario para el archivo de muchas de sus facturas.
- Distintas bandejas de entrada con distintos tipos de papel de manera que para las impresiones de consumo interno podemos utilizar papel reciclado, mientras que para los que entregamos a clientes y proveedores un papel con una calidad superior.
- Impresión láser o de tinta es una de las decisiones que tenemos que tomar. En general si tenemos tiradas de documentos cortas, de pocas páginas pero frecuentes la tinta es la mejor solución, si en el total del mes hacemos entre 100 y 10.000 paginas la tinta es la solución ideal.
- Cartuchos XL de alta capacidad ayudan a reducir hasta en un 50% el coste de la impresión de tinta lo que además de una mayor autonomía permitiendo imprimir más páginas por cartucho, mejorando incluso el coste por impresión de los modelos Laser equivalentes en velocidad y capacidad de impresión.
- Ahorro de tinta con una tecnología de impresión más eficiente, de manera que podemos imprimir un mayor número de páginas con la misma cantidad de tinta. Este es el caso de EPSON, con su cabezal de impresión mucho más eficiente gracias a la tecnología MicroPiezo.
- Impresiones más duraderas por la mejora de la calidad de las tintas, que hacen que se mantengan en buen estado a pesar de estar expuestas al sol o sufrir algún derrame de líquidos. Una mejor fijación de la tinta al papel evita tener que volver a imprimir el mismo documento al cabo de poco tiempo.
- Menos impresiones fallidas si revisamos bien antes los documentos de enviarlos a la impresora, pero también si utilizamos la vista previa de impresión para descartar pequeños errores de formato que hayamos podido cometer.
